7- فرآیندهایی که ERP از آن پشتیبانی می کند

فرآیندهای مدیریتی سازمان را به سه سطح کلی تقسیم بندی کرده است که عبارتند از : فرایندهای استراتژیک، کنترلهای مدیریتی و کنترلهای عملیاتی . ERP ها به تدریج به راه حلهای جامعی برای کارآمد کردن فرایندهای سازمان در هر سه سطح مذکور ارتقا یافته اند. بخش عمده ای از موفقیت سیستمهای ERP به یکپارچه کردن فعالیتها در کل سازمان باز می گردد . موفقیت ERP ها در سطوح برنامه ریزی استراتژیک و کنترلهای مدیریتی به تعهد و مدت همکاری مدیریت ارشد سازمان وابسته است . به هر حال به طور کلی ERP از سه سطح فرآیندهای مدیریتی زیر پشتیبانی می کند .

1-7- کمک به کاهش هزینه های عملیاتی

2-7- تسهیل کارهای روزمره مدیریت

3-7- پشتیبانی از برنامه ریزی استراتژیک

8- مزایای ERP

مزایای سیستمهای برنامه ریزی تخصیص منابع سازمان (ERP ) را می توان به شکل زیر خلاصه کرد:
1-8- کاهش هزینه های انبار (نگهداری، حمل و نقل . ..)

2-8- کاهش هزینه سفارشها

3-8- کاهش هزینه تولید

4-8- کاهش هزینه عملیات حسابداری و ثبت وقایع مالی

5-8- کاهش هزینه حمل و نقل

6-8- کاهش حجم مورد نیاز سرمایه گذاری در تجهیزات و ماشین آلات

7-8- کاهش حجم مورد نیاز سرمایه گذاری در کارخانه

8-8- کاهش حجم مورد نیاز سرمایه گذاری برای خرید زمین

9-8- کاهش هزینه ناشی از توقف خط تولید

10-8- فرآیند تولید منعطف و قابل تغییر

11-8- کاهش هزینه خطاهای ناشی از هماهنگی ضعیف بین واحدها مختلف سازمان

12-8- کاهش هزینه ها نهایتاً به افزایش فروش و سهم بازار بیشتر متهی می گردد

13-8- کاهش زمان تکمیل و نهایی کردن محصول

14-8- افزایش شفافیت و رهگیری فرآیند تولید برای مشتری

15-8- افزایش قابلیت متناسب سازی برای مشتری و نهایتاً تطبیق بیشتر با نیازهای وی

16-8- افزایش رضایتمندی مشتری در تمام فرایندهایی که وی با آنها درگیر است، از لحظه سفارش تا دریافت

و حمل ونقل محصول

9- انواع روشهای پیاده سازی ERP از لحاظ وسعت فعالیت :

در پروژه های ERP به علت درگیری همه واحدهای سازمان و همچنین پیچیدگی خاصی که این پروژه ها دارند ، مدیریت پروژه از اهمیت خاصی برخوردار است . مدیران پروژه اغلب بر اساس نوع سازمان ، وسعت فعالیتهای آن و حجم ماجولهای مورد استفاده از سیستم ERP اقدام به برنامه ریزی و مدیریت این پروژه ها می کنند .
به طورکلی سه روش را در پیاده سازی این پروژه ها میتوان از ادبیات تحقیق این سیستمها برداشت کرد:
1-9- Big-Bang Approach: این روش در گذشته زیاد مورد استفاده قرار می گرفت .بطوری که همه سیستمهای قدیمی به یکپارچه کنار گذاشته میشد و سیستم جدید جایگزین آن میشد ولی به دلیل ریسک بالای این کار و مقاومت شدید کارکنان و سایر مسائل این روش امروزه به هیچ وجه پیشنهاد نمیشود و کمتر مورد استفاده قرار میگیرد.

2-9- Pilot Approach: در این روش بخشی از سازمان را که بر روند کار سازمان نقش کلیدی و اصلی را ایفا نمیکند به عنوان آزمایش مورد استفاده قرار داده و سیستمها را در آن راه اندازی میکنند و پس از حصول اطمینان از موفقیت این کار ، سایر بخشهای اصلی نیز شروع به راه اندازی میگردند و در این راه از تجربیات حاصل از پروژه آزمایشی استفاده میکنند .در این روش میتوان اشکالات احتمالی بوجود آمده را در زمان لازم شناسایی کرد و نسبت به رفع آنها به بهترین شکل اقدام نمود .از طرفی این رویکرد از ریسک کمتری برخوردار است و توجه مدیران ارشد و تیم راه اندازی متوجه بخش خاصی از سازمان خواهد شد ولی این روش ممکن است زمان راه اندازی کل پروژه را طولانی کند .

3-9- Phased Approach: در این روش ، هدف به جای پیاده سازی کل پروژه ERP بر ماجولها و اجزایی از این سیستمها متمرکز است . به این ترتیب که ابتدا تیم راه اندازی با مدیران ارشد در مورد اینکه چه اجزایی پیاده سازی شود به اتفاق نظر رسیده و در نهایت اقدام به راه اندازی آن میکنند . از آنجا که در عمل چنین اجزایی معمولا سیستمهای حسابداری و مالی بوده است و در این بخشهامعمولا" تعداد نسبتا" محدودی از پرسنل کل سازمان فعالیت دارند ، موفقیت پروژه در این بخشها دلیلی قاطع بر موفقیت پروژه در سطح کل سازمان نخواهد بود . نهایتا" پس از تکمیل و عملیاتی شدن این بخشها ، سایر اجزای ERP نیز به ترتیب اولویت درسازمان پیاده سازی خواهد شد . در این روش طی هر مرحله تیم راه اندازی می تواند تجارب خوبی را بدست آورده و از طرفی مقاومت کارکنان نیز در سازمان کمتر خواهد شد ولی از آنجا که سیستمهای ERP دارای ویژگی اصلی و اساسی یکپارچگی هستند در اکثر موارد ، اجرای مرحله ای میتواند مشکلاتی را برای تیم راه اندازی ایجاد کند .به عنوان مثال سیستمهای انبار ، پرسنلی ، فروش و... لازم است اسناد مالی خود را به طور خودکار به حسابداری ارسال کنند .در حالتی که ابتدا حسابداری طی یک مرحله پیاده سازی شود ، لازم است این اسناد ابتدا بصورت دستی وارد سیستم شود که علاوه بر مشکل ورود داده ها ، امکان خطا نیز افزایش می یابد .

10- مباحث انسانی در پیاده سازی پروژه های ERP :

اغلب افراد دلیل ناکامی در پیاده سازی پروژه های ERP را چالشهای مربوط به فناوری اطلاعات و ظهور مباحث جدید در این حوزه در داخل سازمان از قبیل پایگاههای داده به اشتراک گذاشته شده ، معماری مبتنی بر client/server ، فناوری اینترنت و... میدانند ولی تحقیقات بعمل آمده در این مورد حاکی از این نکته است که عامل اصلی این ناکامیها مسائل مربوط به نیروی انسانی در سازمانها میباشد .

در تحقیقی که بوسیله Deloitte & Touche(1998) انجام شده این موضوع به روشنی اثبات شده است که دلیل اصلی و اولیه ناکامی این پروژه ها مباحث غیر تکنولوژیکی بوده است .در این تحقیق یکی از سئوالاتی که از سازمانها پرسیده شده این است که موانع کلیدی دستیابی به موفقیت در اجرای پروژه های ERP چه عواملی هستند ؟ از این عوامل ده عامل اصلی و اولیه که مهمتر از سایر عوامل شناخته شده است در زیر ارائه گردیده است و نکته مهم اینجاست که فقط دهمین عامل مربوط به بحث فناوری اطلاعات می باشد و سایر عوامل مربط به مباحث انسانی و مدیریت تغییردر سازمان می باشند .

مقاومت در برابر تغییر (82%) مهارتهای ناکافی تیم پروژه(44%)

حمایت و پشتیبانی ناکافی(72%) حوزه فعالیت نامشخص(44%)

انتظارات غیر واقعی(65%) عدم وجود برنامه مشخص مدیریت تغییر(43%)

مدیریت ضعیف پروژه (54%) عدم وجود یک نگرش فرآیندی به مسئله(41%)

جالب توجه نبودن عامل تغییر(46%) عدم وجود انسجام در جنبه فناوری اطلاعات مسئله(36%)