سئوالی که در اینجا مطرح است این است که آیا کارکنان به ویژه آنهائی که غالبا با مشتریان درگیر هستند به طور مناسبی در مورد رفتار با مشتریان اختیار عمل دارند. یک مشتری نباید از یک بخش به بخش دیگر ارجاع داده شود. یک شخص در یک شرکت باید برای پاسخگوئی به مشتری نهایت اختیار عمل و مسئولیت را داشته باشد. در یک شرکت کوچک ممکن است این کار توسط مالک آن انجام شود ولی در سازمانهای بزرگتر این کار به مدیر امور مشتریان محول می گردد. شخصی که برای این کار انتخاب می شود باید در دسترس باشد و این اختیار عمل به او داده شود که به عنوان نماینده سازمان در کلیه امور مربوط به مشتری با آزادی عمل انجام وظیفه نماید. http://WWW.MAVANE.PARSIBLOG.COM/
باون و لاولر اختیار عمل کارکنان را به صورت زیر تعریف کرده اند.
پاداش * دانش * اطلاعات * قدرت = اختیار عمل
دادن قدرت بیشتر به کارکنان بدون اطلاعات، دانش و پاداش اثر بخش نخواهد بود. کارکنان باید اطلاعاتی درباره انتظارات و بازخورد به مشتری داشته باشند. همچنین دانش از اهداف کسب و کار و فرایند ارائه خدمت ،که جزئی از آن است لازم است . شرکتهای خدماتی باید پاداشها را بر مبنای استفاده اثر بخش کارکنان از قدرت ، اطلاعات و دانش برای بهبود کیفیت خدمات و عملکرد مالی شرکت تخصیص دهند. برخی از مزایازای این رویکرد عبارتند از :
1ـ تصحیح اشتباهات : در خدمات ، تولید بدون نقص ممکن نمی باشد. زیرا خدمات در حضور مشتری تولید می شود. هارت اظهار می دارد اشتباه بخشی از هر کار خدماتی است. حتی بهترین شرکتها در ارائه خدمات گاهی با مشکلات خاصی مواجه می شوند. در خدمات تصحیح خطا برای تصحیح چنین اشتباهاتی ارائه شده است. هدف تصحیح خطا، مفهوم دیگری به نام تولید بدون نقص می باشد که به معنی حداقل مشتری از دست رفته می باشد. کیفیت بهبود نمی یابد مگر اینکه اندازه گیری شود. شرکتها هنگامی می توانند کیفیت را اندازه گیری نمایند که از طریق تولید بدون نقص، تبعات و هزینه تولید معیوب و دوباره کاری و… را آشکار سازند . شرکت های خدماتی نیز دارای تولیدات معیوب هستند. تولیدات معیوب آنها مشتریان از دست رفته است که دیگر از شرکت خرید نمی کنند مشتریان طی زمان سودآوری بیشتری برای شرکت به همراه می آورند. در برخی از صنایع مشتریان در سال اول سودآوری ندارند به دلیل هزینه های جذب مشتری و از سالها بعد به سودآوری می رسند این اطلاعات در باره روش مشتریان و اختیارات لازم برای تصحیح اشتباهات می تواند حصول اهداف فوق را ممکن سازد.
2ـ خشنود ساختن مشتریان با فراتر رفتن از انتظارات آنها: اختیار دادن به کارکنان در اینجا می تواند باعث ارضای نیازهای خاص مشتریان شود. برخی حوادث و شرائط ناشی از اشتباه شرکت نمی باشد اما مشتریان اعتقاد دارند که شرکت باید برای آنها آمادگی داشته باشد مثل نیاز یک فرد به باطری در هواپیما.
دادن اختیار عمل به کارکنان به تنهائی کافی نیست چون هر اختیار عملی مستلزم خواستن مسئولیت است . یک گروه خرده فروشی مسئولیت واختیارات کارکنان خود رابه صراحت چنین بیان می کند:
http://WWW.MAVANE.PARSIBLOG.COM/
اختیارات همکاران ما عبارتند از :
• اختیار انجام هر کاری که برای جلب رضایت مشتری لازم است
• اختیار انجام اقدامات بدیع و آزمایش امور جدید و حق اشتباه کردن
• حق درک کردن رفتار و گفتار دیگران
• اختیار انتخاب محیط کاری مناسب
• حق مورد تقدیر قرار گرفتن به خاطر دستاوردها
• اختیار کمک کردن و پشتیبانی مشتری
• اختیار ارائه انتقادات سازنده
• حق ارتقا در داخل شرکت مطابق با سرعت پیشرفت خود
مسئولت و وظایف همکاران ما عبارتند ا ز:
• مسئولیت انجام هر کاری که برای جلب رضایت مشتری لازم است.
• مسئولیت مشارکت و همکاری با گروه
• مسئولیت مربی و استاد کار بودن
• مسئولیت صادق و وفادار بودن
• مسئولت پاسخگو بودن نسبت به اعمال خویش
• مسئولیت بهبود مستمر عملکرد خویش
• مسئولیت آوردن افکار نو به درون سیستم
http://WWW.MAVANE.PARSIBLOG.COM/
مدیریت نیروی انسانی به منزله یکی از پیچیده ترین ،فنی ترین و حساس ترین زمینه های فعالیت مدیران در کارکرد منابع انسانی است که در جهت پاسخگوئی به انتظارات مشتریان به کار گرفته می شود. در این راستا مدیریت نیروی انسانی به مثابه فرایندی مطرح می شود که چگونگی جذب آموزش، سازماندهی،نگهداری ،کاربرد و ارزیابی مستمر کارکنان را با توجه شرائط موقعیتی و نیز محیط اجتماعی، فرهنگی و اقتصادی که در آن سازمان عمل می کند مورد توجه قرار می دهد.
پس از آنکه نیروی انسانی تعیین و جذب شد باید دانش ، رفتار و عملکردش نیز بهبود یابد. پرورش و بهبود از راه آموزش و افزایش مهارت باید به گونه ای باشد که افراد را آماده بهره برداری در سطوح و مراتب سازمانی سازد. این امر در گرو مدیریت متناسب با ارتفای فردی، گروهی و سازمانی موسسه مربوطه است و با توجه به تغییرات تکنولوژی و روشهای انجام کار، افزایش پیچیدگی سازمانها، تنوع تخصصها و مشاغل حساس در رویاروئی با مشتریان، امر آموزش و پرورش نیروی انسانی باید به طور مداوم و بر اساس سنجش عملکرد افراد و برنامه ریزی وضعیت پیشرفت آنان مشخص و انجام شود.
میلت و استون معتقدند که آموزش و بهسازی مهارتها و دانش عملکرد موثر برای کارکنان، در انجام وظایف شغلی خود را به وجود آورد. علاوه بر این آموزش می تواند برای کارکنان تازه استخدام و یا بدون تجربه در سازمان موثر باشد. همچنین آموزش برای کارکنان خاصی که شغل آنها تغییر کرده است،یا شغل خود را از دست داده اند بسیار مفید است.
آموزش فنون و مهارتهای ارتباطی به کارکنان ضروری است علاوه بر آن آموزش روشهای رسیدگی به شکایات و درخواست های مشتریان در سازمان لازم است . در خلال این دوره های آموزشی و قبل از اینکه کارکنان را موظف به پاسخگوئی تماس های تلفنی کنند به آنها یاد می دهند که چگونه به تلفنها جواب دهند،چگونه با مشتریان برخورد نمایند و چگونه به نامه های ارسالی پاسخ دهند. بعد از طی این دوره هر یک از کارمندان نظام پاسخگوئی باید هر ساله یک دوره آموزشی 20 ساعته را بگذرانند.
خط مشی های منابع انسانی شرکت باید متناسب با سطح خدماتی که ارائه می کند باشد. لذا مدیریت باید در ابتدا به واحدهای مختلف توجه نماید،سپس با توجه به نیازهای مشتری،سیاستهای کاری خود را طراحی کند. مدیران مالی شرکت باید هنگام طراحی سیاست های پرسنلی، کارکنان خود را با توجه به دایره محل کار آنها دسته بندی کنند و سپس هر بخش را به طور مجزا مورد بررسی قرار دهند. هنگام بررسی هر یک از این گروهها ، باید به مسائل مهمی چون تعاملات میان مشتریان و شرکت نیز توجه کرد لذا مدیر باید با هر یک از کارکنانش متناسب با شخصیت و توانائی هایش برخورد کند.
مساله بسیار مهم و دیگر در این زمینه انگیزش کارکنان است . زیرا بسیاری از کارها خسته کننده ویکنواخت است و علاوه بر ان ایجاد انگیزه در کارکنان به شیوه های مختلف برای برقراری ارتباط موثر با مشتریان امری ضروری است. سیاست شرکت در این زمینه باید طوری باشد که کارکنان هدف سازمان را هدف خود بدانند و در راستای رسیدن به ان هدف تمام تلاش خود را به کار گیرند. این کار امکان پذیر نیست مگر با تشویق و ترغیب کارکنان به انحاءمختلف . http://WWW.MAVANE.PARSIBLOG.COM/