1-مقدمه :
با کوتاه شدن دوره عمر محصولات ، سازمانها قادر نخواهند بود در این محیط رقابتی و همراه با تغییرات شدید در فناوری ، منابع زیادی را برای تولید محصولات جدید صرف نمایند و به عبارتی باید به فکر استفاده بهینه از منابع باشند . بر همین اساس و در جهت استفاده بهینه از منابع سازمان ، مشکل اصلی مدیران کمبود اطلاعات راجع به منابع سازمان نیست بلکه مسئله اصلی همان چگونگی استفاده از حجم زیاد اطلاعات در سازمان می باشد . با استفاده از فناوری اطلاعات سازمانها قادرند وظایف مختلف طراحی ، تولید و خدمات پس از فروش را به طور جداگانه و در نقاط مختلف دنیا انجام دهند و در هر زمان اطلاعات لازم و مورد نیاز خود را بصورت Online دریافت کنند .برای پیاده سازی چنین مکانیزمی استفاده از سیستمهای یکپارچه که قادر باشد تمامی واحدهای سازمان از قبیل مالی، تولید ، انبار ، اداری ، عملیات و... را تحت کنترل داشته باشد ضروری بنظرمیرسد . به چنین سیستمی که بعنوان یکی از فرآورده هاو کاربردهای فناوری اطلاعات در سازمانها به شمار میرود و وظیفه برنامه ریزی منابع سازمانی را برعهده دارد سیستم ERP[1] (برنامه ریزی منابع سازمان ) گفته می شود . این سیستم از یک بانک اطلاعاتی واحد تشکیل شده و همه بخشهای سازمان از اطلاعات واحد موجود در این بانک اطلاعات به طور مشترک استفاده میکنند .منظور از یکپارچگی در این نرم افزارها استفاده اشتراکی دو یا تعداد بیشتری از برنامه های کاربردی موجود دراین سیستمها از اطلاعات یکسان می باشد و کاربران سیستمها این اطلاعات یکسان را همواره و در همه این برنامه ها مشاهده و مورد استفاده قرار می دهند .
2-تعریف:
در مورد سیستمهای ERP تعاریف متعددی ارائه شده است که در این مبحث به چند مورد از این تعاریف اشاره می شود
ERP سیستم جامعی است که سعی در یکپارچه سازی همه وظایف و بخشهای موجود در یک سازمان با استفاده از یک سیستم رایانه ای واحد را دارد بطوریکه بتواند نیازهای خاص و ویژه این بخشها را فراهم سازد .
ERP یک تفکر ، فناوری و سیستمی برای مدیریت موثرتر منابع مختلف در یک سازمان است که این مدیریت از طریق اتومات و یکپارچه کردن تمام فرآیندها و در نتیجه بالا بردن کارایی سازمان و افزایش رضایت مشتری انجام می گیرد .
ERP یک راه حل مبتنی بر فناوری اطلاعات است که منابع سازمان راتوسط یک سیستم بهم پیوسته به سرعت ، دقت و کیفیت بالا در کنترل مدیران سطوح مختلف سازمان قرار می دهد تا بطور مناسب فرآیند برنامه ریزی و عملیات سازمان را مدیریت نمایند .
3- هدف ERP
هدف اصلی و اولیه ERP گردآوری دپارتمانها و حوزه های مختلف یک سازمان در داخل یک سیستم واحد یکپارچه ، بگونه ای است که این سیستم بتواند جوابگوی تمامی نیازهای بخشهای متفاوت یک سازمان باشد . در یک جمع بندی میتوان گفت سیستمهای ERP تنها حاصل اجتماع فرآیندهای و وظایف مختلف سازمانی در قالب یک بسته نرم افزاری نمی باشد بلکه حداقل باید دارای چند مشخصه کلیدی باشد تا بتواند به عنوان یک راه حل صحیح مطرح گردد . این ویژگیها عبارتند از:
1-3- انعطاف پذیری (Flexibility): سیستمهای ERP باید قادر به پاسخگویی به نیازهای متغییر سازمانها و شرکتهای استفاده کننده باشند .
2-3- ماژول مدار و باز (Modular & Open) : این سیستمها باید به گونه ای باشد که هرجزئی از بسته نرم افزاری بتوان بدون تاثیر در رویه های دیگر در هر زمانی تغییر کرده ، اضافه یا حذف گردد .
3-3- فراگیر بودن (Comprehensive) : سیستمهای ERP باید ظایف سازمانی مختلفی را مورد پشتیبانی قرار داده و متناسب با طیف وسیعی از سازمانها مورد استفاده باشد.
4-3- فراشرکتی (Beyond the Company) : این سیستمهاباید بصورت online به سازمانهای دیگر و سایر شرکای تجاری از جمله تامین کنندگان ومشتریان نیز متصل باشد .
5-3- بهترین روشهای موجود (Best Business Practices) : مجموعه ای از بهترین رویه های مورد استفاده و تجربه شده در سرتاسر جهان باید در این نرم افزارها گرد آوری شده باشد .
سایر ویژگیها : علاوه بر موارد کلیدی مطرح شده در بالا یکپارچگی بین ماژولها جهت صرفه جویی در زمان ، کاهش کارها ، حذف دوباره کاری و بهینه سازی منابع ، محیط کاربر پسند شامل : منوهای زیبا ، راهنمای online و رابط گرافیکی مناسب ، انعطاف پذیری درانطباق با قوانین کشورها در زمینه های مالی ، مالیاتی ، فروش ، صادرات و واردات ، ایمن بودن در دسترسی افراد به سیستم و همچنین انتقال و تبادل اطلاعات و نامحدود بودن در ثبت اطلاعات از نظر حجم رکوردهای اطلاعاتی را میتوان عنوان کرد .
بطور کلی از اوایل دهه 1960 که استفاده از کامپیوترها بطور گسترده در فرایندهای تجاری افزایش یافت از این کامپیوترها برای اتوماتیک کردن وظایف ساده و معمولی تجاری استفاده می شد .در آن زمان هر شرکتی نرم افزارهای کاربردی تجاری از قبیل حقوق ، حسابداری ، انبار و ... مخصوص به خود را دارا بود ولی از آنجا که این متخصصان سابقه کارهای تجاری و مالی را دارا نبودند ، اغلب نرم افزارهای تولید شده نمی توانست جوابگوی نیازهای شرکتها به نحو مطلوب و بهینه باشد ، بنابراین در دهه 1970 بعضی از مشاوران و برنامه نویسان رایانه ای به فکر ارائه راهکار بهتری افتادند تا از این طریق بتوانند نرم افزارهای مورد نیاز شرکتهای تجاری را نه بصورت خاص و ویژه برای هر شرکت بلکه بصورت نرم افزاری استاندار ارائه کنند . در اواخر دهه 1980 ، فروشندگان سعی در یکپارچه سازی مجموعه نرم افزارهای خود کردند تا بتوانند آنها را برای حوزه های کاری مختلف بکار گیرند . با شروع دهه1990 و با رونق فروش سیستمهای IBM AS/400 و بانکهای اطلاعاتی DB2 استفاده از این بسته های نرم افزاری یکپارچه کهERP نامیده میشد توسعه یافت و شرکتها شروع به جایگزینی این سیستمها با سیستمهای سنتی که توسط خودشان توسعه یافته بود کردند . آنچه ما امروزه بعنوان برنامه های کاربردی ERP میشناسیم از مفاهیم MRPوMRP II پدید آمده است .گروه گارتنر بعنوان ابداع کننده این واژه بصورت نسل جدیدی از سیستمهایMRP II در دهه 1990 شناخته می شود . راسل وتیلور این سیستمهارا بعنوان نسل جدید سیستمهای MRP II همراه با مدیریت پایگاههای داده رابطه ای (RDBM) و معماری مبتنی بر Client/Server و رابط کاربر گرافیکی ( (GUI [2] دانسته اند .
در سالهای پایانی قرن بیستم شرکتهای فروشنده ERP توانستند از رشد 40 تا 60 درصدی بهره مند شوند . با شروع قرن بیست و یکم این فروشندگان در صدد برآمدند قابلیت استفاده ازکسب و کار الکترونیکی[3] را در سیستمهای خود فراهم آورند بطوریکه کاربران بتوانند براحتی با استفاده از یک مرورگر اینترنت در هر زمان و از هر جای دنیا به داده های موجود در پایگاههای داده سیستم ERP موجود در سازمان خود دسترسی پیدا کرده و از آن استفاده کنند و یا داده جدیدی را به آن وارد نمایند . برای نمونه میتوان به شرکت Oracle اشاره کرد که نسخه 11i خود را شامل اجزای سیستم ERP قبلی بعلاوه اجزایی شامل CRM [4] (مدیریت امور مشتریان ) ، SCM [5] (مدیریت زنجیره تامین ) و... به بازار عرضه کرد که اجزای جدید اضافه شده همگی قابلیت استفاده و بکارگیری E-business را دارا هستند .
